Tecnología workflow

La tecnología workflow se encarga de guiar y controlar de forma automática a todos los componentes de un proceso de negocio: personas, tareas, documentos, normas y ordenadores, gracias a la ejecución de un software instalado en una red y cuyo orden de ejecución lo controla una representación automatizada del proceso de negocio. Industrias como la farmacéutica, por ejemplo, están implantando sistemas de workflow con el fin de conseguir enlazar sus procesos de fabricación y de negocio con sus sistemas de información. En este artículo se presentan varias aplicaciones de la tecnología del workflow en la industria farmacéutica. 

La nueva generación de tecnología workflow necesita apoyarse en organizaciones tecnológica e informacionalmente maduras en las que se comparte la información y se aprovecha el conocimiento de sus empleados, organizaciones con una estructura horizontal donde existen pocas jerarquías y pocos niveles gerenciales.

Los estudios de prospectiva más recientes sobre incorporación de tecnologías a las empresas señalan que la última generación del workflow va a revolucionar la forma de interactuar de éstas con sus clientes: workflow en entorno web. De hecho, la Workflow Management Coalition está trabajando en la elaboración de estándares8 y protocolos como Swap (Simple workflow access protocol), basados en http, para conseguir la gestión de procesos de negocio en el entorno internet, una trayectoria similar a la que han seguido las aplicaciones de groupware con respecto a las intranets con tecnología web.

Sin embargo, según un estudio publicado por Eastman Software2, en mayo de 1998 el workflow se situaba todavía en unos niveles bajos de incorporación a las empresas. Según este mismo informe, la banca, compañías de seguros y los servicios financieros del Reino Unido son los sectores que acumulan mayor número de implantaciones acabadas. Por el contrario, la industria química y manufacturera constituye el grupo con mayor número de proyectos piloto, mientras que la administración central y local tienen previsto implantar proyectos de este tipo en los próximos dos años. En España un número reducido de empresas está incorporando esta tecnología, entre las que podemos citar Telecinco, Buena vista internacional, Pfizer, ACC seguros caución. Entre los organismos públicos, la Junta de Castilla-León merece destacarse con uno de los proyectos más ambiciosos.

Una de las principales razones por las que escasean casos de aplicación de este tipo de sistemas se encuentra en la problemática de su implantación, que viene dada por la complejidad misma de diseño y definición de procesos. Esto supone un freno para muchas compañías, que se sienten abrumadas por el trabajo previo que requiere dicha implantación y que en la mayoría de las ocasiones debe solicitar ayuda externa en forma de consultoría.